Neun Ansätze für mehr Effizienz im Geschäftsbericht

Immer mehr Kanäle, immer höhere Anforderungen an den Content – Corporate Reporting wird immer anspruchsvoller. Um der steigenden Komplexität gerecht zu werden, stehen Unternehmen zwei Hebel zur Verfügung: Sie können einerseits immer mehr Budget und Manpower in das Projekt Geschäftsbericht investieren. Der zweite, bessere Weg ist es, die Effizienz zu steigern. Realisieren lässt er sich, indem die Prozesse der Berichtsproduktion maximal optimiert werden und somit echte Kosten- und Zeitvorteile entstehen. Diese Lösung heißt: Multichannel-Redaktionssystem.

Wie Redaktionssysteme den Berichtsworkflow optimieren

Von der ersten Idee bis zum gedruckten Bericht bietet der Produktionsprozess im Corporate Reporting neun Ansätze, in denen ein Redaktionssystem für deutlich mehr Effizienz sorgen kann.

1) Templates: Das Gerüst für Inhalt und Gestaltung schaffen
Wird ein Redaktionssystem für die Berichtsproduktion implementiert, lässt sich die Vorbereitungsphase optimal nutzen, um die Templates, also die Vorlagenelemente im System, für den Geschäftsbericht bereitzustellen. Sie bilden das Gerüst für die Berichtsinhalte und ermöglichen später den modularen und flexiblen Auf- und Zusammenbau des Geschäftsberichts.

2) Arbeiten im Layout: optimale und schnelle Texterstellung und -bearbeitung
Alle Beteiligten, ob Redakteur, Fachbereich oder Controller, können von Anfang an direkt im Layout arbeiten. So lassen sich Texte optimal und schneller erstellen und bearbeiten. Überflüssige Korrekturrunden, etwa hinsichtlich Textlängen, entfallen. Ein deutlicher Effizienzschub gegenüber der herkömmlichen Arbeitsweise: Texterstellung in Word und anschließende Überführung ins Design.

3) Korrektureingabe- und Benachrichtigungsfunktion: Änderungsverfolgung und transparente Kommunikation
Mit einem Redaktionssystem können Berichtsverantwortliche getrost Abschied nehmen von Papier und Rotstift: Auch Korrekturen werden direkt im System ausgeführt, sind dadurch besser nachvollziehbar und schneller ausführbar. Notizwerkzeuge und die automatische Benachrichtigungsfunktion gestalten die Absprachen zu den Inhalten übersichtlich und sichern eine schnelle und exakte Aufgabenverteilung. Nutzer werden aktiv per E-Mail benachrichtigt, wenn Inhalte zum Bearbeiten an sie weitergegeben wurden.

4) Tabellen-Workflow: Daten per Excel-Verknüpfung sicher synchronisieren
Geschäftsberichte sind umfassende Zahlenwerke und machen ein effizientes und sicheres Datenmanagement nötig. Ein Redaktionssystem ist die richtige Lösung für diese Anforderung, in dem es die aufwendige Datenübertragung aus Tabellen automatisiert. Durch eine Verknüpfung mit den Mastertabellen im gängigen Excel-Format werden alle Zahlen aus den Originaltabellen entnommen und bei Veränderungen automatisch mitsynchronisiert. Dies bietet drei große Vorteile: Übertragungsfehler werden vermieden, die Berichtszahlen sind jederzeit aktuell und die Zahlenverantwortlichen aus den Fachbereichen können weiterhin in ihren gewohnten Tabellen arbeiten. Ein „Must-have“ für effiziente Geschäftsberichte.

5) Keine Zusammenführung der Dokumente nötig: Der Geschäftsbericht ist von Anfang an komplett
Im herkömmlichen Geschäftsberichts-Workflow müssen die singulär erstellten und verstreuten Berichtsinhalte und Dokumente in einem zweiten Arbeitsschritt aufwendig zusammengeführt werden. Mit einem Redaktionssystem entfällt dieser Workflow-Abschnitt komplett. Schließlich existiert der Geschäftsbericht von Anfang an „am Stück“. Alle Beteiligten arbeiten an den Daten in einer Quelle und behalten stets den aktuellen Gesamtüberblick. Zudem ist die schnelle Erstellung von Freigabeabzügen für die Abnahme jederzeit möglich.

6) Korrektorat direkt im System: Übertragungsfehler vermeiden, Zeit sparen
Auch der konventionelle Korrekturablauf nach der Abnahme und Prüfung durch Vorstand, Justitiariat und Controlling wird durch den Einsatz eines Redaktionssystems überflüssig. Das Korrektorat arbeitet direkt im System. So lassen sich manuelle Übertragungsfehler vermeiden und deutliche Zeitersparnisse erzielen. Für mehrsprachige Ausgaben des Geschäftsberichts lassen sich zudem per Schnittstelle auch die Übersetzungsprozesse beschleunigen.

 

7) PDF-Creator: jederzeit aktuelle PDF-Version erstellen
Spätestens in der finalen Produktionsphase müssen die Berichtsinhalte als Druck-PDF bereitgestellt werden. Ein Redaktionssystem macht diesen Arbeitsschritt per PDF-Creator zu jedem beliebigen Zeitpunkt und für alle Beteiligten (abhängig von ihrem Rechteprofil) verfügbar.

8) Multichannel: Inhalte für alle Kanäle nutzen
Unternehmen müssen ihre Stakeholder heute auf allen relevanten Kanälen bedienen. Mit einem Multichannel-Redaktionssystem kann der Geschäftsbericht von Anfang an crossmedial angelegt werden. Mussten die Berichtsinhalte bislang parallel und mit erheblichen Mehraufwendungen für Web und Mobile erstellt werden, lässt sich crossmediales Corporate Reporting heute einfach und automatisiert bewerkstelligen. Durch individuelle Schnittstellen kann der MPM Online Publisher so beispielsweise Berichtsinhalte direkt als HTML-Bericht oder als XML-Datei für den Bundesanzeiger ausgeben.

9) Höhere Effizienz im gesamten Erstellungsprozess
In der gesamten Zeitspanne vom Kick-off bis zum Druck eröffnet ein Multichannel-Redaktionssystem somit drei zentrale Optimierungspotenziale, die den Gesamtworkflow der Berichtserstellung revolutionieren:

• Das Mammutprojekt Geschäftsbericht lässt sich mit Redaktionssystem mit kürzerem Vorlauf realisieren

• Zu allen Zeitpunkten der Berichtserstellung erlaubt ein Redaktionssystem allen Beteiligten höhere Flexibilität und den Projektverantwortlichen maximalen Überblick

• Kostenersparnis: Mittels Redaktionssystem ist es möglich, die Kosten für Korrektur- und Abstimmungsschleifen deutlich zu reduzieren