08.11.2015
DAM statt Datenchaos
Digital Asset Management wird in Zeiten effizienter Kommunikation zur zentralen Anforderung.
Die Anforderungen an Kommunikatoren steigen stetig. Der Publikationsbedarf nimmt zu, während zeitliche und finanzielle Ressourcen eher knapper werden. Umso wichtiger ist es, in der Kommunikationsarbeit auf effiziente Publishing-Systeme im Hintergrund zu setzen, um den eng bemessenen Raum für Inhalte und Botschaften bestmöglich zu nutzen. Digital Asset Management wird in diesem Zusammenhang zum wichtigen Schlagwort.
Die Flut an unternehmensrelevanten Daten und Informationen ist immens – und stellt Unternehmen vor eine große Herausforderung: Daten und Produktmarken müssen schnell und CI-konform kommuniziert werden. Gerade in Branchen, die sich durch dezentrale Einheiten und eine Vielzahl an Vertriebswegen auszeichnen, herrschen die besten Bedingungen für zeitraubendes und kostenintensives Datenchaos. Unternehmensrelevante Medien und Daten sind häufig auf verschiedene Standorte und Abteilungen verstreut. Dies erschwert die Rahmenbedingungen und die Arbeit für den Kommunikationsstab. Eine Mediendatenbank, die eine zentrale Verwaltung aller Medien, ob Logos, Bilder, Video, Audio oder Texte, Office- und InDesign-Dateien, im Unternehmen ermöglicht, kann das Zusammenspiel aller Beteiligten erleichtern und die Unternehmenskommunikation so optimal unterstützen.
Effiziente Workflows schaffen kreative Freiräume
Oberstes Ziel eines solches System muss es sein, einen effizienten Workflow zu gestalten, der alle Beteiligten einbindet. Agenturen, Druckereien und andere Kommunikationspartner sollten daher jederzeit Zugriff auf alle wichtigen Daten haben. So kann ein zentrales Brand-Management und eine effizientere Projektumsetzung gelebt werden. Dies ist für alle Bereiche der Unternehmenskommunikation gewinnbringend, von der Pressearbeit über die Werbung, das Local Marketing und die Mitarbeiterkommunikation bis hin zum Geschäftsbericht. Denn effiziente Prozesse entlasten und schaffen neue kreative Freiräume.
An eine moderne Mediendatenbank wird eine Vielzahl von Anforderungen gestellt. Grundvoraussetzung ist ein standortunabhängiges System, das auch außerhalb des internen Netzwerkes beispielsweise für Filialen oder Außendienstmitarbeiter einsetzbar ist. Eine webbasierte Lösung, die für alle Beteiligten jederzeit verfügbar ist, muss deshalb Standard sein. Ein derart zugängliches System bringt natürlich die Frage nach Transparenz mit sich. Eine fortschrittliche Lösung für Digital Asset Management denkt daher eine gezielte Rechtevergabe mit, die den Nutzerkreis durch individuelle Vergabe von Zugangsrechten einschränkt. Die tatsächliche Medienverwendung und -nutzung sollte sich mit abrufbaren Statistiken oder per Download-Protokoll zentral überprüfen lassen. So ist gesichert, dass der Datenbestand und seine Verwendung jederzeit überblickt werden können. Um den Anforderungen der Datensicherheit zu entsprechen, muss in Sachen Digital Asset Management bei der Übertragung von sensiblen Daten zudem eine optimale Verschlüsselung auf mehrfach geschützten Servern sichergestellt werden.
Eine Mediendatenbank ermöglicht es, Dateien schnell und übersichtlich zu organisieren
Doch was muss eine fortschrittliche Mediendatenbank für die konkrete Tagesarbeit leisten? Vor allem eine klare Struktur und eine hohe Benutzerfreundlichkeit. Langwierige Recherchen gehören mit einem solchen System der Vergangenheit an. Für eine optimale Übersichtlichkeit bieten sich verschiedene Center an, die alle Daten übersichtlich und CD-konform verwalten. Such- und Recherche-Features sorgen für eine schnelle und unkomplizierte Verfügbarkeit. Einfache Schlagwortsuche und erweiterte Suchfunktionen mit der Angabe von Wortverknüpfungen, Zeiträumen und Dateitypen werden dazu kombiniert. Zeit, die bislang für nervenraubendes Suchen verschwendet wurde, lässt sich nun für wichtige konzeptionelle oder kreative Aufgaben nutzen.
Ordnung ist das halbe Leben
Mit einer effizienten Mediendatenbank verfügen Versicherungsunternehmen auch über die notwendigen Werkzeuge, um ihre Dateien schnell und übersichtlich zu organisieren. Eine bequeme Upload-Funktion darf ebenso wenig fehlen wie die Option zur Verschlagwortung und eine strukturierte Ablage. Um alle Arbeitsschritte in der Mediendatenbank abzubilden, sollten auch Bildbearbeitung und die Konvertierung in unterschiedliche Formate möglich sein. Gefundene Daten müssen sich einfach und übersichtlich in Merklisten speichern lassen und als Download, zum E-Mail-Versand oder zum Ausdruck zur Verfügung stehen.
Nach der Pflicht kommt die Kür: Im Best Case lässt sich eine solche Mediendatenbank mit anderen Systemtechnologien in der Unternehmenskommunikation verknüpfen. Mit dem Redaktionssystem oder dem Web-to-Print-Center beispielsweise. Der Vorteil liegt auf der Hand: So entsteht ein digitales Marketing Center, das sich für alle wichtigen Kommunikationsprojekte nutzen lässt und für neue Effizienz-Dimensionen im gesamten Brand- und Publishing-Management sorgt.
